Vous arrivez à Vérone pour trois jours : salon professionnel, client, conférence. L'Arena défile en arrière-plan pendant que vous cherchez déjà le wifi et pensez à la note de frais. Si vous avez un numéro de TVA — italien ou d'un autre pays de l'UE — ce qui semblait n'être qu'un détail administratif est devenu en 2025 un terrain miné silencieux. Les règles ont changé. L'hôte qui vous accueille doit savoir ce qu'il doit vous fournir. Et vous devez savoir ce qu'il faut demander.
Traçabilité obligatoire : la nouveauté qui change tout depuis 2025
Depuis le 1° janvier 2025, avec la Legge di Bilancio n. 207/2024 et les précisions ultérieures de la Circolare n. 15/E dell'Agenzia delle Entrate du 22 décembre 2025, le traitement fiscal des frais de déplacement a changé de manière substantielle. Les remboursements de repas, hébergement, voyages et transports ne s'ajoutent pas au revenu salarial uniquement s'ils sont réglés par des moyens de paiement traçables. La même logique s'applique, en miroir, à la déductibilité pour l'entreprise.
En pratique : les dépenses de repas, hébergement, voyages et transports ne peuvent être déduites que si elles sont effectuées par des instruments de paiement traçables, tels que virements bancaires ou postaux, cartes de paiement (débit, crédit ou prépayées), chèques bancaires ou de banque, systèmes électroniques de paiement comme les virements. Payer votre appartement à Vérone en espèces, même avec un reçu en bonne et due forme, risque de rendre cette dépense non déductible — et le remboursement imposable sur la fiche de paie ou le relevé de rémunération du collaborateur.
Un point que beaucoup ignorent : l'obligation de paiement traçable concerne les frais de déplacement engagés en Italie. Elle ne s'applique pas aux dépenses engagées à l'étranger, pour lesquelles la documentation de la dépense reste suffisante. Vous êtes en déplacement professionnel à Vérone ? La traçabilité est obligatoire. Carte, virement, application de paiement : choisissez l'un de ces instruments avant de faire votre check-in.
Ce que doit vous fournir l'hôte : reçu ou facture ?
Voici le chapitre que tout titulaire d'un numéro de TVA devrait connaître avant d'arriver dans la cité scaligère. La réponse n'est pas évidente, car elle dépend de qui gère l'appartement.
Si l'hôte est un particulier sans numéro de TVA — situation encore courante sur le marché des locations courte durée — il est tenu de fournir, à la demande du locataire, un reçu papier (y compris en format PDF) comportant les mentions obligatoires : nom, prénom et code fiscal du propriétaire, nom et prénom du locataire, dénomination de la structure, date, montant, nombre de nuits et nombre de personnes. Ce n'est pas une facture : elle ne contient pas de TVA et ne passe pas par le SDI. Mais c'est un document valable pour la note de frais.
Si en revanche l'hôte opère en tant que assujetti à la TVA — structure d'hébergement enregistrée, entrepreneur individuel ou société — la TVA relative aux frais d'hôtel ou de restauration engagés par l'entrepreneur ou le travailleur indépendant lors de déplacements chez un client ou à un salon professionnel devient déductible, à condition de demander la facture plutôt que le reçu fiscal ou le ticket de caisse. Le mot-clé est : demandez la facture au nom de votre entreprise au moment de la réservation, et non à la dernière minute lors du check-out.
Il existe un détail que les professionnels véronais du secteur connaissent bien mais qui surprend souvent les visiteurs : même si vous gérez une location touristique non professionnelle, si vous avez émis à votre locataire un reçu au nom de son numéro de TVA en tant que professionnel ou de sa société, vous n'êtes plus dans le champ de la cedolare secca. Les réservations avec une société ou une entreprise individuelle comme sujet payeur doivent être imposées uniquement à l'IRPEF, sans la cedolare au 21 %. Pour l'hôte, la fiscalité change : c'est une raison supplémentaire de communiquer vos besoins fiscaux avant de réserver.
La taxe de séjour de Vérone : poste séparé, toujours hors champ TVA
Votre note de frais mentionnera également la taxe de séjour. Vérone l'applique et — fait intéressant — c'est la deuxième province de Vénétie par les recettes générées par cette taxe, avec des recettes de 23,7 millions d'euros en 2024, en hausse de 11,6 % par rapport à 2023.
La taxe est appliquée jusqu'à un maximum de quatre nuitées par personne et par mois, avec des tarifs confirmés également pour l'année 2026. Pour trois jours de déplacement, vous la payez en intégralité. Les montants varient de 1,50 à 5 euros par personne et par nuit ; les appartements touristiques enregistrés appliquent un tarif intermédiaire, généralement autour de 2,50–3 euros.
Du point de vue de la note de frais, l'essentiel est le suivant : le gestionnaire peut la documenter au moyen d'un simple reçu nominatif indiquant les coordonnées du locataire, la période de séjour, le nombre de personnes soumises à la taxe et le montant total de celle-ci — ou en indiquant le montant sur le reçu fiscal/la facture comme « opération hors champ TVA ». Ce n'est pas un coût déductible au titre de la TVA (il est hors champ), mais c'est un coût réel et documentable pour la note de frais. Tenez-le séparé du poste hébergement dans votre logiciel de gestion.
La check-list pratique avant d'arriver à Vérone
Trois jours courts, zéro surprise en comptabilité. Voici les étapes qu'un locataire disposant d'un numéro de TVA — italien ou UE — devrait suivre lors de la réservation d'un appartement dans le centre historique de Vérone :
- Communiquez vos besoins fiscaux lors de la réservation. Indiquez le nom et les coordonnées de l'entreprise, le numéro de TVA (ou VAT number UE) et demandez explicitement si l'hôte peut émettre une facture ou un reçu au nom de l'entreprise.
- Payez toujours avec un instrument traçable. Carte de crédit, de débit, virement ou applications reconnues. Le paiement en espèces, même accompagné d'un reçu, risque d'annuler la déductibilité en Italie.
- Demandez un document séparé pour la taxe de séjour. Il doit être distinct du poste hébergement et indiqué comme hors champ TVA. Ne laissez pas ce montant se fondre dans une somme globale.
- Conservez la preuve du paiement traçable. Le relevé de compte ou le reçu du terminal de paiement sont indispensables : la documentation seule ne suffit plus, depuis 2025 il faut également la trace du mode de paiement.
- Vérifiez le statut fiscal de l'hôte avant le check-in. S'il opère en tant que particulier, vous recevrez un reçu ; s'il opère en tant qu'entreprise ou structure d'hébergement enregistrée, vous pouvez demander une facture avec TVA — et dans ce cas, si votre activité présente un lien avec le déplacement, la TVA est déductible.
La taxe de séjour entre-t-elle dans la note de frais ?
Oui. C'est un coût effectivement engagé lors du déplacement, documentable par un reçu nominatif émis par l'hôte. Elle n'est pas déductible au titre de la TVA (elle est hors champ), mais constitue un coût déductible en tant que frais de déplacement analytiques, à condition d'être dûment documentée.
Puis-je déduire la TVA sur l'hébergement à Vérone en tant que professionnel UE ?
Si l'hôte émet une facture avec TVA à 10 % (structure d'hébergement de nature commerciale), un professionnel ou une entreprise dont le siège se trouve dans un autre pays de l'UE peut demander le remboursement de la TVA italienne via la procédure de remboursement transfrontalier de la TVA (Directive 2008/9/CE). Il s'agit d'une démarche distincte, à gérer avec son propre conseiller fiscal dans le pays de résidence. [⚠ À VÉRIFIER : vérifiez avec votre conseiller les délais et les conditions spécifiques de votre pays UE de résidence.]
Quels risques si je paie l'hébergement en espèces ?
Depuis 2025, si le paiement n'est pas traçable, la non-déductibilité du coût pour l'entreprise employeuse et l'imposition pour le salarié s'appliquent automatiquement, le remboursement des frais étant alors considéré comme une « rémunération ». En substance : la dépense vous coûte fiscalement plus que ce que vous avez réellement payé.
Si vous planifiez un déplacement professionnel à Vérone et souhaitez un hébergement en centre historique, à proximité de l'Arena ou du Teatro Ristori, avec la possibilité de recevoir toute la documentation fiscale nécessaire pour votre note de frais, découvrez les appartements de The Verona Stay. Avant de réserver, contactez-nous : nous vous indiquons exactement ce que nous pouvons vous émettre et comment gérer le paiement de la manière la plus appropriée à vos besoins.