Llegas a Verona para tres días: feria, cliente, congreso. La Arena queda al fondo mientras ya buscas el wifi y piensas en la nota de gastos. Si tienes un NIF o VAT number — italiano o de otro país de la UE — lo que parecía un detalle burocrático se ha convertido en 2025 en un campo minado silencioso. Las normas han cambiado. El host que te aloja debe saber qué darte. Y tú debes saber qué pedir.
Trazabilidad obligatoria: la novedad que lo cambia todo desde 2025
Desde el 1° enero 2025, con la Legge di Bilancio n. 207/2024 y las aclaraciones posteriores de la Circolare n. 15/E dell'Agenzia delle Entrate del 22 dicembre 2025, el tratamiento fiscal de los gastos de desplazamiento ha cambiado de forma sustancial. Los reembolsos de manutención, alojamiento, viaje y transporte no se integran en la renta del trabajo por cuenta ajena únicamente si se han abonado mediante medios de pago trazables. La misma lógica se aplica, de forma simétrica, a la deducibilidad para la empresa.
En la práctica: los gastos de manutención, alojamiento, viajes y transportes solo pueden deducirse si se realizan mediante instrumentos de pago trazables, como transferencias bancarias o postales, tarjetas de pago (débito, crédito o prepago), cheques bancarios o certificados, sistemas electrónicos de pago como transferencias bancarias. Pagar tu apartamento en Verona en efectivo, incluso con recibo en regla, puede hacer que ese gasto sea no deducible — y el reembolso tributable en nómina o en el recibo del colaborador.
Un punto que muchos desconocen: la obligación de pago trazable afecta a los gastos de desplazamiento realizados en Italia. No se aplica a los gastos realizados en el extranjero, para los cuales sigue siendo suficiente la documentación del gasto. ÿEstás en desplazamiento en Italia, en Verona? La trazabilidad es obligatoria. Tarjeta, transferencia, app de pago: elige uno de estos instrumentos antes de hacer el check-in.
Qué debe darte el host: ¿recibo o factura?
Aquí se abre el capítulo que todo titular de VAT number debería conocer antes de llegar a la ciudad del Scaligero. La respuesta no es obvia, porque depende de quién gestiona el apartamento.
Si el host es un particular sin VAT number — situación todavía habitual en el mercado de las estancias breves — está obligado a facilitar, a petición del huésped, un recibo en papel (también en formato PDF) con los elementos obligatorios: nombre, apellidos y código fiscal del titular, nombre y apellidos del huésped, denominación del alojamiento, fecha, importe, número de noches y de huéspedes. No es una factura: no incluye IVA, no pasa por SDI. Pero es un documento válido para la nota de gastos.
Si en cambio el host opera como sujeto pasivo de IVA — alojamiento turístico registrado, empresario individual o sociedad — el IVA relativo a los gastos de alojamiento o manutención soportados por el empresario o trabajador autónomo en desplazamientos ante un cliente o una feria sectorial es deducible, siempre que se solicite la factura en lugar del recibo fiscal o el tique. La palabra clave es: solicita la factura a nombre de tu empresa en el momento de la reserva, no en el último momento durante el check-out.
Hay un detalle que los profesionales veroneses del sector conocen bien pero que a menudo sorprende a los visitantes: aunque gestéis una vivienda de uso turístico no empresarial, pero hayáis emitido a vuestro huésped un recibo a nombre de su VAT number como profesional o de su sociedad, ya no estáis en el ámbito de la cedolare secca. Las reservas con la sociedad o empresa como sujeto pagador deben tributar únicamente por IRPEF, sin cedolare al 21%. Para el host cambia la fiscalidad: es una razón más para comunicar tu necesidad fiscal antes de reservar.
El impuesto turístico de Verona: partida separada, siempre fuera del campo del IVA
En tu nota de gastos aparecerá también el impuesto turístico. Verona lo aplica y — dato interesante — es la segunda provincia del Véneto por recaudación de este impuesto, con ingresos de 23,7 millones de euros en 2024, con un aumento del 11,6% respecto a 2023.
El impuesto se aplica hasta un máximo de cuatro pernoctaciones por persona al mes, con tarifas confirmadas también para el año 2026. Por tres días de desplazamiento lo pagas íntegramente. Los importes oscilan entre 1,50 y 5 euros por persona y noche; los apartamentos turísticos registrados aplican una tarifa intermedia, habitualmente en torno a los 2,50–3 euros.
Desde el punto de vista de la nota de gastos, lo importante es esto: el gestor puede documentarlo mediante un simple recibo nominativo que indique los datos del huésped, el período de estancia, el número de personas sujetas al impuesto y el importe total — o bien indicando el importe en el recibo fiscal/factura como «operación fuera del campo del IVA». No es un gasto deducible a efectos del IVA, pero sí es un gasto real y documentable para la nota de gastos. Mantenlo separado de la cuota de alojamiento en tu sistema de gestión.
El checklist práctico antes de llegar a Verona
Tres días cortos, cero sorpresas en contabilidad. Estos son los pasos que un huésped con VAT number — italiano o de la UE — debería seguir al reservar un apartamento en el centro histórico de Verona:
- Comunica tu necesidad fiscal en el momento de la reserva. Indica el nombre y los datos de la empresa, el VAT number (italiano o UE) y pregunta explícitamente si el host puede emitir factura o recibo a nombre de la empresa.
- Paga siempre con un instrumento trazable. Tarjeta de crédito, débito, transferencia bancaria o apps reconocidas. El pago en efectivo, incluso con recibo, puede anular la deducibilidad en Italia.
- Solicita el documento separado para el impuesto turístico. Debe estar diferenciado de la cuota de alojamiento e indicado como fuera del campo del IVA. No permitas que quede englobado en una cifra genérica.
- Conserva el justificante del pago trazable. El extracto bancario o el recibo del TPV son imprescindibles: la documentación por sí sola ya no basta; desde 2025 también se requiere el rastro del método de pago.
- Verifica la naturaleza fiscal del host antes del check-in. Si opera como particular, recibirás un recibo; si opera como empresa o alojamiento turístico registrado, puedes solicitar factura con IVA — y en ese caso, si tu actividad guarda relación con el desplazamiento, el IVA es deducible.
¿El impuesto turístico entra en la nota de gastos?
Sí. Es un gasto efectivamente soportado durante el desplazamiento, documentable mediante recibo nominativo emitido por el host. No es deducible a efectos del IVA (está fuera de campo), pero sí es un gasto deducible como gasto analítico de desplazamiento, siempre que esté debidamente documentado.
¿Puedo deducir el IVA del alojamiento en Verona como profesional de la UE?
Si el host emite factura con IVA al 10% (alojamiento turístico de carácter empresarial), un profesional o empresa con sede en otro país de la UE puede solicitar la devolución del IVA italiano mediante el procedimiento de devolución transfronteriza del IVA (Directiva 2008/9/CE). Es un trámite independiente, que debe gestionarse con el propio asesor fiscal en el país de residencia. [⚠ A VERIFICAR: consulta con tu asesor los plazos y requisitos específicos de tu país de residencia en la UE.]
¿Qué riesgo corro si pago el alojamiento en efectivo?
Desde 2025, si el pago no es trazable, el gasto pasa a ser no deducible para la empresa empleadora y tributable para el trabajador, ya que el reembolso de los gastos se considera «retribución». En definitiva: el gasto te sale más caro, desde el punto de vista fiscal, de lo que has pagado.
Si estás planificando un desplazamiento de trabajo a Verona y quieres un alojamiento en el centro histórico, cerca de la Arena o del Teatro Ristori, con posibilidad de recibir toda la documentación fiscal necesaria para tu nota de gastos, descubre los apartamentos de The Verona Stay. Antes de reservar, escríbenos: te decimos exactamente qué podemos emitirte y cómo gestionar el pago de la forma más correcta para tus necesidades.