Arrivi a Verona per tre giorni: fiera, cliente, convegno. L'Arena passa sullo sfondo mentre cerchi già il wifi e pensi alla nota spese. Se hai una partita IVA — italiana o di un altro paese UE — quello che sembrava un dettaglio burocratico è diventato nel 2025 un campo minato silenzioso. Le regole sono cambiate. L'host che ti ospita deve sapere cosa darti. E tu devi sapere cosa chiedere.
Tracciabilità obbligatoria: la novità che cambia tutto dal 2025
Dal 1° gennaio 2025, con la Legge di Bilancio n. 207/2024 e i successivi chiarimenti della Circolare n. 15/E dell'Agenzia delle Entrate del 22 dicembre 2025, il trattamento fiscale delle spese di trasferta è cambiato in modo sostanziale. I rimborsi di vitto, alloggio, viaggio e trasporto non concorrono al reddito di lavoro dipendente solo se sostenuti con mezzi di pagamento tracciabile. La stessa logica si applica, in modo speculare, alla deducibilità per l'impresa.
In pratica: le spese di vitto, alloggio, viaggi e trasporti possono essere dedotte solo se effettuate tramite strumenti di pagamento tracciabili, come versamenti bancari o postali, carte di pagamento (debito, credito o prepagate), assegni bancari o circolari, sistemi elettronici di pagamento come bonifici. Pagare il tuo appartamento a Verona in contanti, anche con ricevuta regolare, rischia di rendere quella spesa indeducibile — e il rimborso tassabile in busta paga o nel cedolino del collaboratore.
Un punto che molti non conoscono: l'obbligo di pagamento tracciabile riguarda le spese di trasferta sostenute in Italia. Non si applica alle spese sostenute all'estero, per le quali resta sufficiente la documentazione della spesa. Sei in trasferta italiana a Verona? La tracciabilità è obbligatoria. Carta, bonifico, app di pagamento: scegli uno di questi strumenti prima di fare il check-in.
Cosa deve darti l'host: ricevuta o fattura?
Qui si apre il capitolo che ogni titolare di P.IVA dovrebbe conoscere prima di arrivare in città scaligera. La risposta non è scontata, perché dipende da chi gestisce l'appartamento.
Se l'host è un privato senza partita IVA — situazione ancora comune nel mercato delle locazioni brevi — è obbligato a fornire, su richiesta dell'ospite, una ricevuta cartacea (anche in formato PDF) con gli elementi obbligatori: nome, cognome e codice fiscale del titolare, nome e cognome dell'ospite, denominazione della struttura, data, importo, numero di notti e di ospiti. Non è una fattura: non contiene IVA, non va su SDI. Ma è un documento valido per la nota spese.
Se invece l'host opera come soggetto IVA — struttura ricettiva registrata, imprenditore individuale o società — diventa detraibile l'IVA relativa alle spese alberghiere o di ristorazione sostenute dall'imprenditore o lavoratore autonomo per le trasferte presso un cliente o una fiera di settore, sempreché si richieda la fattura anziché la ricevuta fiscale o lo scontrino. La parola chiave è: chiedi la fattura intestata alla tua azienda al momento della prenotazione, non all'ultimo minuto durante il check-out.
C'è un dettaglio che i veronesi del settore conoscono bene ma che spesso sorprende i visitatori: anche se gestite una locazione turistica non imprenditoriale, ma avete emesso al vostro ospite una ricevuta intestata alla sua partita IVA come professionista o alla sua società, non siete più nel campo della cedolare secca. Le prenotazioni con la società o ditta come soggetto pagante sono da tassare solo con IRPEF, senza cedolare al 21%. Per l'host cambia la tassazione: è un motivo in più per comunicare la tua esigenza fiscale prima di prenotare.
L'imposta di soggiorno di Verona: voce separata, sempre fuori campo IVA
Nella tua nota spese comparirà anche l'imposta di soggiorno. Verona la applica e — dato interessante — è la seconda provincia del Veneto per gettito da questa imposta, con entrate pari a 23,7 milioni di euro nel 2024, in aumento dell'11,6% rispetto al 2023.
L'imposta è applicata fino a un massimo di quattro pernottamenti per persona al mese, con tariffe confermate anche per l'anno 2026. Per tre giorni di trasferta la paghi per intero. Gli importi oscillano da 1,50 a 5 euro a persona per notte; gli appartamenti turistici registrati applicano una tariffa intermedia, solitamente attorno ai 2,50–3 euro.
Dal punto di vista della nota spese, la cosa importante è questa: il gestore può documentarla mediante semplice ricevuta nominativa indicante le generalità dell'ospite, il periodo di soggiorno, il numero delle persone soggette ad imposta e l'importo complessivo della stessa — oppure indicando l'importo nella ricevuta fiscale/fattura come "operazione fuori campo IVA". Non è un costo detraibile ai fini IVA, ma è un costo reale e documentabile per la nota spese. Tienilo separato dalla quota alloggio nel tuo gestionale.
Il check-list pratico prima di arrivare a Verona
Tre giorni brevi, zero sorprese in contabilità. Questi sono i passaggi che un ospite con P.IVA — italiana o UE — dovrebbe seguire quando prenota un appartamento nel centro storico di Verona:
- Comunica la tua esigenza fiscale in fase di prenotazione. Indica nome e dati dell'azienda, partita IVA (o VAT number UE) e chiedi esplicitamente se l'host può emettere fattura o ricevuta intestata all'impresa.
- Paga sempre con strumento tracciabile. Carta di credito, debito, bonifico o app riconosciute. Il pagamento in contanti, anche con ricevuta, rischia di vanificare la deducibilità in Italia.
- Chiedi il documento separato per l'imposta di soggiorno. Deve essere distinto dalla quota alloggio e indicato come fuori campo IVA. Non lasciare che venga assorbito in una cifra generica.
- Conserva la prova del pagamento tracciabile. L'estratto conto o la ricevuta del POS sono indispensabili: la documentazione da sola non basta più, dal 2025 serve anche la traccia del metodo di pagamento.
- Verifica la natura fiscale dell'host prima del check-in. Se opera come privato, riceverai una ricevuta; se opera come impresa o struttura ricettiva registrata, puoi richiedere fattura con IVA — e in quel caso, se la tua attività ha inerenza con la trasferta, l'IVA è detraibile.
L'imposta di soggiorno entra nella nota spese?
Sì. È un costo effettivamente sostenuto durante la trasferta, documentabile con ricevuta nominativa emessa dall'host. Non è detraibile ai fini IVA (è fuori campo), ma è un costo deducibile come spesa di trasferta analitica, purché documentato.
Posso detrarre l'IVA sull'alloggio a Verona come professionista UE?
Se l'host emette fattura con IVA al 10% (struttura ricettiva imprenditoriale), un professionista o impresa con sede in un altro paese UE può richiedere il rimborso dell'IVA italiana tramite la procedura di rimborso IVA transfrontaliero (Direttiva 2008/9/CE). È un iter separato, da gestire con il proprio consulente fiscale nel paese di residenza. [⚠ DA VERIFICARE: verifica con il tuo consulente le tempistiche e i requisiti specifici del tuo paese UE di residenza.]
Cosa rischio se pago l'alloggio in contanti?
Dal 2025, se il pagamento non è tracciabile, scatta l'indeducibilità del costo in capo all'azienda datrice di lavoro e la tassazione per il lavoratore, poiché il rimborso delle spese viene considerato "retribuzione". In sostanza: la spesa ti costa di più, fiscalmente, di quello che hai pagato.
Se stai pianificando una trasferta di lavoro a Verona e vuoi un alloggio in centro storico, vicino all'Arena o al Teatro Ristori, con possibilità di ricevere tutta la documentazione fiscale necessaria per la tua nota spese, scopri gli appartamenti di The Verona Stay. Prima di prenotare, scrivici: ti diciamo esattamente cosa possiamo emetterti e come gestire il pagamento nel modo più corretto per le tue esigenze.