Chega a Verona por três dias: feira, cliente, congresso. A Arena passa ao fundo enquanto você já procura o wifi e pensa na nota de despesas. Se tem um número de identificação fiscal — italiano ou de outro país da UE — o que parecia um detalhe burocrático tornou-se em 2025 um campo minado silencioso. As regras mudaram. O host que o acolhe precisa de saber o que lhe dar. E você precisa de saber o que pedir.
Rastreabilidade obrigatória: a novidade que muda tudo a partir de 2025
A partir de 1° janeiro 2025, com a Lei do Orçamento n. 207/2024 e os esclarecimentos subsequentes da Circular n. 15/E da Agência das Receitas de 22 de dezembro de 2025, o tratamento fiscal das despesas de deslocação em serviço mudou de forma substancial. Os reembolsos de alimentação, alojamento, viagem e transporte não concorrem para o rendimento de trabalho dependente apenas se suportados com meios de pagamento rastreáveis. A mesma lógica aplica-se, de forma especular, à dedutibilidade para a empresa.
Na prática: as despesas de alimentação, alojamento, viagens e transportes só podem ser deduzidas se efetuadas através de instrumentos de pagamento rastreáveis, como transferências bancárias ou postais, cartões de pagamento (débito, crédito ou pré-pagos), cheques bancários ou de caixa, sistemas eletrónicos de pagamento como transferências bancárias. Pagar o seu apartamento em Verona em dinheiro, mesmo com recibo regular, arrisca tornar essa despesa não dedutível — e o reembolso tributável no recibo de vencimento ou no holerite do colaborador.
Um ponto que muitos desconhecem: a obrigação de pagamento rastreável diz respeito às despesas de deslocação suportadas em Itália. Não se aplica às despesas suportadas no estrangeiro, para as quais continua a ser suficiente a documentação da despesa. Está em deslocação de serviço italiana em Verona? A rastreabilidade é obrigatória. Cartão, transferência bancária, app de pagamento: escolha um destes instrumentos antes de fazer o check-in.
O que deve pedir ao host: recibo ou fatura?
Aqui abre-se o capítulo que todo titular de NIF deveria conhecer antes de chegar à cidade scaligera. A resposta não é óbvia, porque depende de quem gere o apartamento.
Se o host é um particular sem número de identificação fiscal para atividade — situação ainda comum no mercado dos alojamentos de curta duração — é obrigado a fornecer, a pedido do hóspede, um recibo em papel (também em formato PDF) com os elementos obrigatórios: nome, apelido e código fiscal do titular, nome e apelido do hóspede, denominação do alojamento, data, montante, número de noites e de hóspedes. Não é uma fatura: não contém IVA, não é submetida ao sistema eletrónico. Mas é um documento válido para a nota de despesas.
Se, por outro lado, o host opera como sujeito passivo de IVA — estabelecimento de alojamento registado, empresário em nome individual ou sociedade — torna-se dedutível o IVA relativo às despesas de alojamento ou restauração suportadas pelo empresário ou trabalhador independente em deslocações junto de um cliente ou de uma feira setorial, sempre que seja solicitada a fatura em vez do recibo fiscal ou do talão. A palavra-chave é: peça a fatura emitida em nome da sua empresa no momento da reserva, não à última hora durante o check-out.
Há um detalhe que os profissionais veroneses do setor conhecem bem, mas que frequentemente surpreende os visitantes: mesmo que se gira um alojamento turístico não empresarial, mas se emitiu ao hóspede um recibo em nome do seu NIF como profissional ou da sua sociedade, já não se está no âmbito do regime de cedolare secca. As reservas com a sociedade ou empresa como sujeito pagador devem ser tributadas apenas com IRPEF, sem cedolare a 21%. Para o host muda a tributação: é mais um motivo para comunicar a sua necessidade fiscal antes de reservar.
A taxa turística de Verona: rubrica separada, sempre fora do campo do IVA
Na sua nota de despesas aparecerá também a taxa turística. Verona aplica-a e — dado interessante — é a segunda província do Véneto por receita proveniente desta taxa, com receitas iguais a 23,7 milhões de euros em 2024, um aumento de 11,6% em relação a 2023.
A taxa é aplicada até um máximo de quatro pernoitas por pessoa por mês, com tarifas confirmadas também para o ano 2026. Por três dias de deslocação paga-a na totalidade. Os montantes oscilam entre 1,50 e 5 euros por pessoa por noite; os apartamentos turísticos registados aplicam uma tarifa intermédia, habitualmente em torno dos 2,50–3 euros.
Do ponto de vista da nota de despesas, o importante é o seguinte: o gestor pode documentá-la mediante simples recibo nominativo indicando os dados do hóspede, o período de estadia, o número de pessoas sujeitas à taxa e o montante total da mesma — ou indicando o montante no recibo fiscal/fatura como "operação fora do campo do IVA". Não é um custo dedutível para efeitos de IVA, mas é um custo real e documentável para a nota de despesas. Mantenha-o separado da quota de alojamento no seu sistema de gestão.
A checklist prática antes de chegar a Verona
Três dias breves, zero surpresas na contabilidade. Estes são os passos que um hóspede com NIF — italiano ou da UE — deveria seguir ao reservar um apartamento no centro histórico de Verona:
- Comunique a sua necessidade fiscal na fase de reserva. Indique o nome e os dados da empresa, o NIF (ou VAT number UE) e pergunte explicitamente se o host pode emitir fatura ou recibo em nome da empresa.
- Pague sempre com instrumento rastreável. Cartão de crédito, débito, transferência bancária ou apps reconhecidas. O pagamento em dinheiro, mesmo com recibo, arrisca anular a dedutibilidade em Itália.
- Peça o documento separado para a taxa turística. Deve ser distinto da quota de alojamento e indicado como fora do campo do IVA. Não deixe que seja absorvido num valor genérico.
- Conserve o comprovativo do pagamento rastreável. O extrato de conta ou o recibo do POS são indispensáveis: a documentação por si só já não é suficiente, a partir de 2025 é necessário também o registo do método de pagamento.
- Verifique a natureza fiscal do host antes do check-in. Se opera como particular, receberá um recibo; se opera como empresa ou estabelecimento de alojamento registado, pode solicitar fatura com IVA — e nesse caso, se a sua atividade tem relação com a deslocação, o IVA é dedutível.
A taxa turística entra na nota de despesas?
Sim. É um custo efetivamente suportado durante a deslocação, documentável com recibo nominativo emitido pelo host. Não é dedutível para efeitos de IVA (está fora do campo), mas é um custo dedutível como despesa de deslocação analítica, desde que documentado.
Posso deduzir o IVA sobre o alojamento em Verona como profissional da UE?
Se o host emite fatura com IVA a 10% (estabelecimento de alojamento empresarial), um profissional ou empresa com sede noutro país da UE pode solicitar o reembolso do IVA italiano através do procedimento de reembolso de IVA transfronteiriço (Diretiva 2008/9/CE). É um processo separado, a gerir com o próprio consultor fiscal no país de residência. [⚠ A VERIFICAR: verifique com o seu consultor os prazos e os requisitos específicos do seu país de residência na UE.]
O que arrisca se pagar o alojamento em dinheiro?
A partir de 2025, se o pagamento não for rastreável, aplica-se a não dedutibilidade do custo para a empresa empregadora e a tributação para o trabalhador, uma vez que o reembolso das despesas é considerado "remuneração". Em suma: a despesa custa-lhe mais, fiscalmente, do que o que pagou.
Se está a planear uma deslocação de trabalho a Verona e pretende um alojamento no centro histórico, perto da Arena ou do Teatro Ristori, com possibilidade de receber toda a documentação fiscal necessária para a sua nota de despesas, descubra os apartamentos de The Verona Stay. Antes de reservar, escreva-nos: dizemos-lhe exatamente o que podemos emitir e como gerir o pagamento da forma mais correta para as suas necessidades.